【資料來源】Debebvoise & Plimpton
【發佈日期】2025年 6月 17日
【介紹者】    閻書孝研究員
【審訂者】邱明志委員
【簡介】    

在視訊會議平台上進行人工智慧（AI）紀錄、轉錄及摘要的特色(簡稱「AI會議工具」）激增，使得很多公開發行公司考慮使用AI會議工具來協助草擬董事會和委員會議事錄。雖然AI會議工具提供一些實際效益，從風險監督、治理及控制視角來看，評估使用這些特色所伴隨的潛在風險則是關鍵。

關鍵考慮因素。以下是作者描述公開發行公司考慮在董事會和委員會會議使用這些類型的AI應用程式時，首先想到的某些重要考量因素。
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*保密性及網路安全。公司使用AI會議工具時，應該要與AI供應商確認：(i)公司資料維持機密，不會用來訓練任何AI模型；(ii)AI供應商的人員將無法存取公司資料；(iii)在沒有具體同意的非常情況下，AI供應商不會與任何其他第三方分享公司資料；以及(iv)AI供應商具備合理設計用來保護公司資料的有效網路安全計畫。
*通知與同意。某些司法管轄區（包括美國某些州）要求各方同意才能合法記錄會議。不管是哪個司法管轄區，會議參與者都應該收到正在生成轉譯或摘要的通知，而且有機會提出疑慮。某些AI會議工具可以建立轉譯或摘要而用不著生成錄音。
*正確性。AI生成的會議轉譯與摘要內容可能不正確，不應該視為最終版本。這些資料應該由董事會會議秘書（或秘書委任的代表）覆核並修訂後才分發出去及列入公司正式記錄內。秘書應接受這些資料為正確、完整而且合乎目的。
*特權及保密資訊。若會議涉及特權或高度機密資訊，比如討論正在進行中的訴訟、策略措施或敏感的監理遵循事宜，可能就不適宜使用AI會議工具。為了降低特權豁免或喪失機密性的風險，存取或傳播可能包含特權或高度機密資訊的AI生成資料，應僅限於會議參與者以及其他特權或機密範圍內的人士。
*流通與留存。公司應注意瞭解AI生成的董事會和委員會會議資料的儲存位置及流通方式，以及任何自動刪除的行程表和保存義務。對創建、留存與分發大量AI產生的董事會和委員會會議錄音、轉譯及摘要，應考慮風險和報酬之間的平衡。
*保留訴訟之用。公司應該考慮AI生成的資料是否可能包含任何應為訴訟保留的資訊，如果是，則這些資訊如何保存與審審查以供證據交換(discovery)。
*資訊阻礙。許多公司在其資訊系統內對敏感資訊都有控制以限制存取，並防範未經授權的揭露。公司應該確保AI會議工具之使用與現行的資訊牆與權限一致。

最後的想法。當考慮在董事會上使用AI會議工具，重要的是辨識和承認這些應用程式的潛在風險，並建立政策、程序和有效控制措施以減少此類風險。如此一來，公司善用AI帶來的許多效益，而不會暴露於過度風險。

【網址連結】
https://www.debevoise.com/insights/publications/2025/06/ai-can-draft-board-minutes-but-should-it